Hoe open ik een gedeeld postvak?

In outlook

Een gedeeld mailbox is een postvak zoals info@ of administratie@ waarop je machtigingen hebt gekregen met jouw Microsoft365 account. Het speciale aan deze postvakken is dat er geen gebruikersnaam en wachtwoord vereist is. Dit is vele malen veiliger voor de organisatie om de volgende twee redenen:

1. De organisatie kan bij incidenten terug kijken welk account toegang heeft gehad tot het gedeelde postvak.
2. Bij doorloop binnen de organisatie neemt de medewerker geen gebruikersnaam en wachtwoord van de speciale mailboxen mee. In de praktijk wordt vaak bij doorloop vergeten de gegevens van gedeelde accounts aan te passen en dus onbewust een beveiligingslek te creëren.

Vanuit Webmail of Nieuwe Outlook

Er zijn twee manieren om een gedeeld postvak te openen vanuit jouw webmail. Permanent toevoegen of sporadisch openen. Dit laatste is erg handig voor als je tijdelijk toegang hebt tot een postvak of instellingen dient te wijzigen zoals een afwezigheidsassistent toevoegen.

Om het gedeelde postvak permanent toe te voegen doe je het volgende:

• Klik je met de rechtermuisknop op het kopje “mappen”.
• Klik vervolgens op “Gedeelde map toevoegen”
• Voeg het gewenste postvak toe.

Dit hoeft maar éénmalig per mailbox te gebeuren.

Om het gedeelde postvak éénmalig of sporadisch te openen:

• Klik op jouw profiel in de rechterbovenhoek
• Klik op “Ander postvak openen” en selecteer het postvak

Erg handig om te weten is dat je specifieke postvak instellingen zoals taal, afwezigheidsassistent etc. voor een gedeeld postvak alleen via de webmail kunt instellen als je de manier hierboven gebruikt om het postvak éénmalig te openen.

Openen van de agenda van het gedeelde postvak 

1. In de New Outlook, klik op Agenda (Calendar)  > Agenda Toevoegen (Add calendar) > Toevoegen via adreslijst (Add from directory.)
2. Selecteer de account met dewelke het gedeelde postvak is gekoppeld. (in de meeste gevallen is het je hoofd- en enige account).
3. In het volgende veld "Selecteer een postvak ...." Tijp de naam van het postvak waar je de agenda van wil zien.
4. Selecteer de groep in dewelke de agenda zichtbaar zal zijn.
5. Klik Toevoegen (Add).
6. Nu is de agenda zichtbaar onder de groep die je hebt ingesteld.

In outlook voor Android of iOS

Een gedeeld postvak openen op een smartphone kan alleen met de officiële Outlook app van Microsoft. Deze kun je downloaden uit de App of Playstore. Nadat je de Outlook app hebt ingesteld met jouw eigen persoonlijke Microsoft365 account kun je nu vanuit het menu kiezen om additionele postvakken toe te voegen. Dat doe je als volgt:

• Open Outlook op jouw telefoon
• Ga naar het menu en klik op het postvakje met een + (zie de afbeelding onder deze tekst)
• Kies vervolgens voor “Gedeeld postvak toevoegen”
• Vul het gehele e-mail adres in en klik op “Doorgaan”
• Het toevoegen van een gedeeld postvak aan jouw telefoon is nu gelukt.

Wil je meer postvakken toevoegen? Herhaal dan simpelweg de bovenstaande stappen